文字秘書提高寫作能力的方法

　　導(dǎo)語：要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。它需要文字工作人員有廣博的文化知識，深邃的道德素養(yǎng)，高度的敬業(yè)精神和嫻熟的寫作技巧，下面是文字秘書提高寫作能力的方法，一起來了解下吧。

　　一是要敏學(xué)。圣人曰：敏而好學(xué)，不恥下問。

　　學(xué)習(xí)是我們?nèi)粘Ｉ�活中的大事。一般來說，大多數(shù)從辦公室出來的文字材料都是起點較高、政策性較強，具有相當(dāng)?shù)膹V度和深度；加上有的材料還是臨時交辦，要求幾天甚至幾小時就得交稿。這時，如果辦公室寫作人員沒有一定的筆才、滿腹的肚才和練達(dá)的素材，將難以滿足工作需要。古人云“不學(xué)無以廣才，不學(xué)無以成才”。學(xué)習(xí)是辦公室寫作人員提高工作水平的基礎(chǔ)和保障。因此，辦公室寫作人員要十分注重敏學(xué)。首先，要勇于發(fā)揚“釘子”精神，善于擠時間學(xué)習(xí)�？朔�辦公室崗位特殊、工作繁重、平時難以集中時間系統(tǒng)學(xué)習(xí)的實際，保持應(yīng)有的韌勁、拼勁和鉆勁，時刻把學(xué)習(xí)掛在心上，擠時間看書看報、上網(wǎng)閱讀，把學(xué)習(xí)巧妙地寓于工作之中，在學(xué)習(xí)中干好工作。其次，要拓寬學(xué)習(xí)知識面，不斷豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容�！皶�到用時方恨少”。對于辦公室寫作人員來說，沒有什么知識是無用的，沒有什么是不可學(xué)的。古今中外、天文地理、科教文化、民俗諺語、正反事例等等，無所不容，無所不包。只有學(xué)得多、看得多，想問題才會全面，看問題才會深刻，寫材料才有深度。第三，要避重就虛，講究學(xué)習(xí)方法。每個人的時間和精力都是有限的。盡管文字工作要求我們成為一個博學(xué)多才的“雜家”，但是要想什么都會、什么都精，顯然是不可能的，這就有個學(xué)習(xí)的方法問題。結(jié)合辦公室工作實踐，我認(rèn)為可采用以下三種方法：一是通讀，但觀大略。如對歷史、文學(xué)類的知識，只要了解掌握其精要內(nèi)容即可；二是摘讀，以求所知。如報刊雜志、名言妙語、時令短信等；三是精讀，精益求精。如行業(yè)法律知識、公文寫作和處理知識等。通過通讀、摘讀、精讀相結(jié)合，博覽多學(xué)，兼收并蓄，不斷提高自身的文字表達(dá)能力、政策理論水平和專業(yè)知識，做到知人之先、曉人之全、見人之深，從而不斷增強寫作的預(yù)見性和創(chuàng)造性。

　　二是要博采。也就是說辦公室文字秘書平時要十分注重廣泛收集，點滴積累寫作素材。

　　厚積才能薄發(fā)。戰(zhàn)國時期的大教育家荀子也在《勸學(xué)》中提到：不積跬步，無以至千里，不積小流，無以成江海。辦公室文字工作人員只有平時大量積累素材、吸收素材，才能做到豐富詞匯量、拓寬知識面、突出新穎性，起草的材料才會文筆生動、言之有物，不至于單調(diào)枯燥、陳舊老套。當(dāng)然，學(xué)習(xí)也是一種收集、積累，但光靠學(xué)習(xí)來積累還不夠；我們還要采取集腋成裘的方法，像蜜蜂采蜜一樣，點滴收集，廣采博取。第一，要有層面性。重點做好黨的路線、方針、政策等理論知識的積累，廣泛收集政治理論書刊、黨報黨刊發(fā)表的理論文章和領(lǐng)導(dǎo)講話等，掌握政策依據(jù)，把握政治路線，有針對性的為我所用，避免出現(xiàn)寫材料憑感覺、講錯話的現(xiàn)象。第二，要有靈活性。收集素材是一項非常繁瑣的工作，要想收集到全面、有價值的素材，必須靈活運用多種方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、歸納和整理。對報刊、雜志上看到的名篇佳句、名言警句、新穎觀點，可以復(fù)印或剪貼下來，列出條目、標(biāo)注出處，以備參考；對經(jīng)常用到的地方情況、產(chǎn)值收入及本單位、本行業(yè)的經(jīng)濟運行情況、增長數(shù)據(jù)，可以用圖表或表格的方法進(jìn)行記載，確保使用時一目了然；對網(wǎng)上出現(xiàn)的信息資料、短信語言，必要時可以復(fù)印或下載，豐富資料庫。第三，要注重針對性。尤其要細(xì)心留意，仔細(xì)觀察本行業(yè)、本單位的發(fā)展情況、重大決策和重大事項的信息動態(tài)，從而把握事件的前因后果、來龍去脈。要做日常工作的有心人，利用各種機會、各種場合，留意收集領(lǐng)導(dǎo)的講話、指示、發(fā)言，緊跟領(lǐng)導(dǎo)思路，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，了解領(lǐng)導(dǎo)用語風(fēng)格，從而總結(jié)提煉出對全局工作有指導(dǎo)意義的觀點和看法。

　　三是要善思。“學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆”。

　　思考的過程本身就是學(xué)習(xí)過程的繼續(xù)和深化，也是提高文字工作水平的重要途徑。勤于思考、善于思考有助于我們把平時所聽、所看、所學(xué)轉(zhuǎn)化為知識和能力，促進(jìn)文字功底的升華。第一，要學(xué)會換位思考，提高思維層次。善于對接領(lǐng)導(dǎo)思路，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度看全局、想問題、謀發(fā)展，吃透上情，掌握下情，想領(lǐng)導(dǎo)之所思，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮，有的放矢，融會貫通，把握方向；善于逆向思維、多向思維，對眼前發(fā)生的每一件事情，多想幾個為什么，不主觀武斷，不人云亦云；善于多角度觀察，從共性中找出個性，從個性中把握規(guī)律。只有站的角度高，想的問題多，寫的文章材料才能磅礴大氣、見解獨到、思維縝密。第二，要學(xué)會比較借鑒。有比較才有差距，有借鑒才有進(jìn)步。提高辦公室文字工作水平必須善于總結(jié)，善于和自己比較。要經(jīng)常對自己寫作的過程進(jìn)行分析評價，經(jīng)常對文稿起草工作認(rèn)真回顧、分析和總結(jié)，尤其要反復(fù)揣摸、思考領(lǐng)導(dǎo)修改過的稿件，從而準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的思路和和語言風(fēng)格。只有通過橫向和縱向?qū)Ρ龋�才能發(fā)現(xiàn)問題，找出差距，悟出道理。要敢于學(xué)習(xí)借鑒他人的好經(jīng)驗，好筆法，這也可以說是一種立體的比較。他山之石，可以攻玉。通過立體對比，仔細(xì)揣摩，心得和體會自然會加深，對文字材料的把握也將會從感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識。

　　四是要勤踐。辦公室文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，文字秘書工作也一樣。

　　面對不斷出現(xiàn)的新情況、新問題、新矛盾，文字人員光靠翻資料、閉門思考是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。古人說得好：紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。要提高辦公室文字人員的以文輔政水平，還必須深入基層，深入實踐，調(diào)查研究，詳盡地掌握第一手資料。首先，要突出重點。要結(jié)合本系統(tǒng)、本單位、本階段的工作熱點、難點和疑點、盲點、亮點問題有的放矢進(jìn)行調(diào)研。其次，要做到深入，真正“沉”下去。深入基層，與不同崗位的干部群眾、不同階層的經(jīng)營戶和消費者多溝通、多交流，傾聽他們的呼聲，采集他們的建議，從中挖掘出有價值的東西，汲取營養(yǎng)，豐富自己。第三，要實事求是。辦公室文字人員搞調(diào)研的目的是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的，這就要求調(diào)研的結(jié)果必須準(zhǔn)確、真實、全面。在調(diào)研過程中，我們決不能以主觀想象為準(zhǔn)，要腿勤、嘴勤、手勤，多聽、多問、多思，深入細(xì)致的探討，全面辯證地分析，以客觀事實為根據(jù)，去粗取精，去偽存真，洞察事物的本質(zhì)，把握事物的內(nèi)在聯(lián)系。

　　五是要深耕。“�？葱刂杏斜荆�常寫筆下生花”。

　　文字寫作能力的提高，不是一日之功，也沒什么捷徑可走，關(guān)鍵在于勤學(xué)多練，不斷地積累寫作經(jīng)驗，探索寫作技巧，只有這樣才能做到厚積薄發(fā)、倚馬可待。首先要用心。思想是行動的先導(dǎo)，文字材料的寫作是一種創(chuàng)造性的腦力勞動，其本身就是能力不斷積累提高的過程。因此，對于各種寫作任務(wù)，無論是草擬公文、講話報告、匯報材料，還是通訊報道、信息稿件，都要把它當(dāng)成一次練筆的良機，專心致志，一絲不茍，盡可能寫出有份量、有價值的文稿。其次要精心。按照主題突出、層次分明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、立意新穎、文字簡練的要求，謀篇布局，精心組織，字斟句酌。要注意把突出主題擺在撰寫材料的首位，圍繞材料的目的和用途，謀篇布局，分清重點。古人常說：意猶帥也。主題明確了，文章材料就等于寫好了一半。要注意講究結(jié)構(gòu)，做到層次分明。好的結(jié)構(gòu)對突出文章的主題內(nèi)容起著關(guān)鍵的作用�！拔乃瓶瓷讲幌财健薄�寫文章有如園林布局，同樣的山石花林，如果安排精巧，就容易給人以曲徑通幽、清新雅致的享受；如果安排得不好，就會使人索然無味，不愿多讀。闡明道理時，一是一，二是二，先重后輕；例證事實時，前后有序，詳略分明，首尾相顧，為主題服務(wù)。要注意惜墨如金，盡可能避免贅句和用詞不當(dāng)。寫完材料后，要盡可能地反復(fù)讀幾篇，看是否文通字順，是否重復(fù)累贅；對拿捏不準(zhǔn)的詞語，要反復(fù)推敲，看是否有更好的詞語可以替代。千萬不可小看每一個詞語的作用，有時一個詞、一個字用得好，不但可以生動文筆，給文章增色不少，有時還可以起到畫龍點睛、推波助瀾的作用。最后還要做到細(xì)心。一方面留意各種材料的文種、結(jié)構(gòu)和格式，既領(lǐng)會其“神”，又留意其“形”；另一方面也要對寫完的公文、材料進(jìn)行細(xì)心的校對，找出筆誤或紕漏。辦公室無小事，有時哪怕是一個字的筆誤或紕漏，不但會鬧笑話、出洋相，還有可能給我們帶來不可估量的影響和損失；而且長此以往下去，最終必將影響到我們文字人員寫作水平的進(jìn)一步提高，給工作帶來不利影響。

　　拓展：文字秘書應(yīng)具備的基本知識

　　作為專業(yè)部門的秘書人員，也許你對部門工作的相關(guān)知識爛熟于心，但你也不能不了解其他有關(guān)方面的專門知識。因為一個部門的工作不可能孤立運行，而要在黨委、政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，與其他各部門各單位的工作協(xié)調(diào)、配合運行。如果各部門文秘人員不努力掌握多方面的知識，僅僅知道或者僅僅強調(diào)本部門的工作和利益重要，寫起材料來各行其是，那就有可能出現(xiàn)政策打架、步調(diào)不一的現(xiàn)象，就會影響機關(guān)總體工作的有效運轉(zhuǎn)。

　　一是歷史知識。

　　以史為鏡，可以知替興。忘記歷史意味著背叛，不懂歷史意味著淺薄。我們的民族歷史悠久、文化燦爛，其中很多東西值得我們?nèi)フJ(rèn)識、把握和繼承、利用。作為文秘人員，除非畢業(yè)于歷史專業(yè)，不可能都對歷史有全面的、詳細(xì)的了解，但對人類社會發(fā)展演變的主要階段、主要歷史人物和重大歷史事件、重要經(jīng)驗教訓(xùn)等應(yīng)有較清楚的了解，對黨史、建國以來的發(fā)展史特別是改革開放以來的發(fā)展史更應(yīng)熟記于心，對地方史和有關(guān)專業(yè)史也應(yīng)有所掌握。這不僅是拓寬知識面的需要，也是勝任本職工作的需要。起草文稿很多時候會用到歷史知識，不少領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)表講話也會運用有關(guān)史實，或用于探討事物發(fā)展規(guī)律，或用于闡釋某種道理，或用于印證觀點、警示世人，如果我們不懂得一定的歷史知識，常常會陷入對某個問題知其然不知其所以然，想說清楚但說不清楚，想說透徹但說不透徹的窘境，文章就會欠缺深意和厚度而顯得單薄、干澀。

　　二是理論知識。

　　理論來源于實踐又指導(dǎo)實踐，沒有正確的理論就沒有正確的實踐，而理論的運用又經(jīng)常且大量地出現(xiàn)于機關(guān)文稿中，所以文秘人員掌握理論知識的重要性是不言而喻的。理論知識的貧乏必然造成思維的蒼白，甚至帶來是非觀念的模糊和政治立場的偏頗。因此必須努力學(xué)習(xí)和掌握馬列主義，在現(xiàn)階段特別要全面、準(zhǔn)確地領(lǐng)會和把握理論，用這一理論武裝頭腦，指導(dǎo)寫作。也許有同志會說，理論都是些玄而又玄甚至使人厭煩的大道理，我們不是搞理論的干嗎要學(xué)？學(xué)了用得著嗎？芽這話大錯特錯。首先，既然你在機關(guān)從事文秘工作，理論不能不學(xué)，政治不能不講，否則就要犯錯誤；即使別人厭學(xué)、不愿學(xué)或者裝模作樣地學(xué)，但文秘人員非得老老實實、認(rèn)認(rèn)真真地學(xué)不可。其次，說到用得著用不著的問題，關(guān)鍵看你怎么用。不動腦筋，照抄照搬，當(dāng)然沒用；空洞說教，脫離實際，當(dāng)然沒用；望文生義，牽強附會，當(dāng)然沒用；固守教條，缺乏創(chuàng)意，當(dāng)然沒用。我們所需要的是，通過打牢理論功底，增強對實際問題的理性思考，學(xué)會用馬列主義的立場、觀點、方法觀察問題和分析問題，并以此貫穿于文稿寫作之中。

　　三是經(jīng)濟知識。

　　經(jīng)濟建設(shè)是黨的全部工作的中心，包括起草文稿在內(nèi)的各項工作都要圍繞這個中心來進(jìn)行。很難想象，一個不懂得起碼經(jīng)濟常識的文秘人員能夠勝任本職工作。這對于黨委綜合部門和各職能部門的文秘人員尤為重要，因為黨委是對兩個文明建設(shè)起核心領(lǐng)導(dǎo)作用的，組織、紀(jì)檢、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)等各項工作無不與經(jīng)濟工作密切相關(guān)，而客觀上，文秘人員接觸黨務(wù)工作多，接觸經(jīng)濟工作少，但起草文稿又必然接觸大量的、多個方面的經(jīng)濟問題，所以在學(xué)習(xí)經(jīng)濟知識方面應(yīng)比其他部門文秘人員更主動、更自覺一些。政府綜合部門和專業(yè)經(jīng)濟部門的文秘人員似乎好辦一些，因為你天天都在和各種經(jīng)濟政策、報表、動態(tài)乃至各種矛盾和問題打交道，但也有一個懂得多與少、深與淺的問題。概而言之，無論哪個行業(yè)的文秘人員，都必須努力學(xué)經(jīng)濟、懂經(jīng)濟。這包括經(jīng)濟理論、經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律、經(jīng)濟政策及常用名詞術(shù)語等，尤其要注意學(xué)習(xí)市場經(jīng)濟理論和有關(guān)知識，把握市場經(jīng)濟運行的規(guī)律和特點；隨著我國加入WTO和知識經(jīng)濟時代的到來，還必須學(xué)習(xí)有關(guān)新理論、新概念和涉外經(jīng)濟知識。有了這些知識，我們才能貼近改革與建設(shè)的實際需要，通過起草文稿為加快發(fā)展獻(xiàn)計出力。

　　四是科技知識。

　　科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。經(jīng)濟和社會發(fā)展離不開科技，因而起草機關(guān)文稿也離不開對科技知識的掌握。要了解科技革命的歷史，了解科技創(chuàng)新對于經(jīng)濟發(fā)展的重大意義，了解國內(nèi)外高新技術(shù)發(fā)展趨勢，以適應(yīng)推進(jìn)科技進(jìn)步、轉(zhuǎn)變經(jīng)濟增長方式的需要。同時要積極掌握現(xiàn)代化辦公有關(guān)技能，使自己成為學(xué)科學(xué)、懂科學(xué)、用科學(xué)的新型人才。

　　五是法律知識。

　　依法治國是黨中央提出的宏偉治國方略。隨著我國社會主義法制的逐步完善，各種法律法規(guī)正日益廣泛地覆蓋全部經(jīng)濟和社會活動，有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究也越來越為推動經(jīng)濟發(fā)展和社會進(jìn)步所必需。因此，作為機關(guān)文秘人員，毫無疑問要努力學(xué)法、懂法，包括基本法和有關(guān)專門性的法律法規(guī)，即使不可能全部學(xué)深學(xué)透，也要盡可能地多學(xué)、多懂一些。這樣，起草文稿時才能體現(xiàn)依法辦事的原則，正確使用有關(guān)法律概念和規(guī)定，不至于出現(xiàn)與法律法規(guī)相悖的現(xiàn)象。當(dāng)然，作為政法機關(guān)和行政執(zhí)法部門的文秘人員，則應(yīng)學(xué)得更精、懂得更多一些，在學(xué)法、守法、用法方面當(dāng)表率。特別在對外經(jīng)濟交往當(dāng)中，很多關(guān)系需要依法律來調(diào)整，很多矛盾需要運用法律來解決，所以不僅單位負(fù)責(zé)人要懂法，文秘人員也應(yīng)懂法，否則就可能給經(jīng)濟造成不必要的損失。

　　六是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)知識。

　　文秘人員雖然不是領(lǐng)導(dǎo)，但所從事的工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，就必須懂得一定的領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)知識。領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)所包含的內(nèi)容很深、很廣，文秘人員不可能全部掌握，但對最基本的內(nèi)容，如決策要素、決策過程和決策實施方面的知識，駕馭全面、組織指揮、化解矛盾方面的知識，市場經(jīng)濟條件下如何改進(jìn)工作方法、提高領(lǐng)導(dǎo)水平方面的知識等等，都應(yīng)有一定的了解。只有掌握這些知識，才能在起草文稿中全面、準(zhǔn)確地領(lǐng)會和反映領(lǐng)導(dǎo)意圖，才能在決策中當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。實際上，文秘人員天天與領(lǐng)導(dǎo)打交道，包括請示匯報、參加會議、陪同搞調(diào)查研究等，對領(lǐng)導(dǎo)的決策過程、領(lǐng)導(dǎo)方法和工作風(fēng)格等方面可謂耳濡目染，只要你有“心”，這方面的知識不難掌握。怕就怕“不識廬山真面目，只緣身在此山中”，不善于捕捉和積累這方面的知識，自覺不自覺地把自己隔離于領(lǐng)導(dǎo)活動之外，僅僅從“做文章”的角度去考慮學(xué)什么和思考什么。

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