收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、催辦等程序。
一、主送本機(jī)關(guān)的文件，抄送本機(jī)關(guān)的重要文件，以及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、資料等，均應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行登記。
二、來文可按辦件、閱件進(jìn)行分類。辦件一般包括上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)的指示、通知，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告，同級(jí)機(jī)關(guān)需要答復(fù)的來文。閱件一般包括抄送文件、簡(jiǎn)報(bào)、資料和不需要本機(jī)關(guān)辦理的其他參閱文件。
三、需要辦理的公文應(yīng)根據(jù)來文內(nèi)容，分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)人批示后辦理。需要送領(lǐng)導(dǎo)人批辦的公文，承辦人應(yīng)提出具體的擬辦意見，領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文如何辦理應(yīng)作出明確批示。緊急公文應(yīng)明確承辦期限。文書部門應(yīng)根據(jù)時(shí)限要求對(duì)承辦單位和承辦人進(jìn)行督促催辦，以防止拖延積壓或漏辦。
四、抄送件、簡(jiǎn)報(bào)、資料等閱件，屬一般的可分送給有關(guān)部門閱存，重要的應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人傳閱。
五、需要傳閱或批辦的公文，承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的閱讀范圍或領(lǐng)導(dǎo)批示，安排傳閱或批辦，領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以防積壓或傳失。
第二十二條 發(fā)文處理。
一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。
一、草擬公文的要求：
(一)要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。
(二)行文所依據(jù)的事實(shí)要確實(shí)，行文的指導(dǎo)思想和解決問題的主要意見、原則、方針、措施要明確，辦理事項(xiàng)的時(shí)間、地點(diǎn)、范圍、原因、理由要交代清楚。
(三)根據(jù)行文目的和內(nèi)容，確定適當(dāng)?shù)墓�文種類，要注意區(qū)分請(qǐng)示與報(bào)告、通知與函。
(四)草擬文稿應(yīng)根據(jù)行文目的與公文種類，構(gòu)思公文的層次結(jié)構(gòu)，選擇適當(dāng)?shù)奈淖�，力求層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，文字樸實(shí)精煉，書寫工整。引用公文應(yīng)注明引文的時(shí)間、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)。使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并在括號(hào)中注明簡(jiǎn)稱稱謂。要使用規(guī)范的漢字。公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者內(nèi)，一般用漢字書寫。同一公文中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。
(五)草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙。公文稿紙一般為十六開、橫寫。其欄目一般包括主辦機(jī)關(guān)、發(fā)文范圍、擬稿人、核稿人、簽發(fā)人、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、印刷份數(shù)等。
二、公文審核。文稿在送領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)前，應(yīng)由有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或秘書部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。
審核的重點(diǎn)：
(一)是否需要行文，行文的名義、公文種類是否適當(dāng)；
(二)文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)以及上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定是否一致，與本機(jī)關(guān)發(fā)過的公文是否銜接；
(三)依據(jù)的事實(shí)是否充分、確實(shí)，政策、措施和要求是否明確具體、切實(shí)可行；
(四)處理程序是否完備，涉及其他部門的問題是否協(xié)商一致，行文關(guān)系及公文格式是否條例規(guī)定；
(五)文字?jǐn)⑹鍪欠穹�合文法的邏輯，�?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。
審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)有不妥之處，必須進(jìn)行修改。屬于重要的原則性問題，應(yīng)退回原承辦部門修改。不必行文的，應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后通知原承辦部門或人員。
三、公文簽發(fā)。各級(jí)國家行政機(jī)關(guān)發(fā)出的公文，應(yīng)由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；重要的或涉及面廣的，由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。有的公文(如會(huì)議通過的公文等)，可由秘書長或辦公廳(室)主任根據(jù)授權(quán)簽發(fā)。聯(lián)合行文，應(yīng)由行文機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人分別在同一稿件上簽發(fā)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，要在“簽發(fā)人”欄內(nèi)寫明具體意見和簽署姓名、時(shí)間，不要以劃圈代替簽發(fā)。
四、草擬、修改、審核和簽批公文，要用鋼筆、毛筆或檔案圓珠筆。
五、公文簽發(fā)后付印。印件頁面要美觀大方，符合公文格式。裝釘要整齊牢固，不漏頁、錯(cuò)頁、粘頁。
六、公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，重點(diǎn)校對(duì)文字和格式，非承辦入不得擅自改動(dòng)原文，如對(duì)內(nèi)容有疑問或發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏，應(yīng)請(qǐng)承辦人予似核對(duì)。
七、蓋印。監(jiān)印員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)和應(yīng)發(fā)份數(shù)蓋印。鉛印公文一般由專門機(jī)要印制單位用機(jī)器套印。委托其他單位套印公文時(shí)，應(yīng)指定專門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。
八、公文的秘密等級(jí)，應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容和印發(fā)范圍，由承辦人提出建議，簽發(fā)人核定。
九、上一級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的外，經(jīng)下一級(jí)機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳(室)主任批準(zhǔn)，可以翻印、轉(zhuǎn)發(fā)。翻印時(shí)要注明翻印的機(jī)關(guān)、時(shí)間和份數(shù)。
第六章立卷、銷毀
第二十三條 公文辦完后，機(jī)關(guān)文書部門應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。
立卷的范圍：本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的重要文件、會(huì)議文件、會(huì)議記錄以及反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)需要立卷的有關(guān)材料(包括照片、錄像帶、錄音帶、電腦軟盤、出版物)等。
第二十四條公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為重點(diǎn)，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值分類進(jìn)行整理，保證齊全、完整，正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管、查找和利用。
第二十五條 立好的案卷，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，定期向檔案部門移交。個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。
第二十六條沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不錯(cuò)銷、漏銷。