文秘基礎(chǔ)知識培訓(xùn)課件
一、國際標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)的差別：
1、國家標(biāo)準(zhǔn)——《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》
特點(diǎn)：詳細(xì)、正規(guī)，適用性不強(qiáng)。（專業(yè)性太強(qiáng)）
2、學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)——《山西師范大學(xué)現(xiàn)代文理學(xué)院學(xué)生會文件格式統(tǒng)一辦法》
特點(diǎn)：貼近學(xué)生生活，適用性較強(qiáng)。（專業(yè)性適度）
3、《山西師范大學(xué)現(xiàn)代文理學(xué)院學(xué)生會文件格式統(tǒng)一辦法》不是憑空產(chǎn)生的，而是在國家機(jī)關(guān)的.要求上，結(jié)合實(shí)際情況形成的。
二、學(xué)生會文件的范圍：
計(jì)劃、總結(jié)、策劃、通知、請示、章程、制度、規(guī)定、通訊等，及其他隨機(jī)性文件。
三、學(xué)生會文件的基本格式要求：
1、紙張要求：采用國際標(biāo)準(zhǔn)的A4型紙，幅面尺寸為210mm×277mm；
2、制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm，頁邊距設(shè)置為上下25。4mm左右31。7mm；
3、印刷要求：未作特殊要求的公文中圖文均為黑白印刷，一般使用單面印刷，必要情況可以使用雙面印刷，版心誤差不得超過5mm；
4、裝訂要求：文件統(tǒng)一采用平訂法，左側(cè)裝訂，不漏頁，不錯頁。平釘兩釘釘距外釘眼位于紙張上下各1/4處，允許誤差不超過10mm釘距與左側(cè)邊緣間距不得小于10mm。無壞釘，漏釘，重釘，釘腳平穩(wěn)牢固。
四、學(xué)生會文件的細(xì)致要求：
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1、計(jì)劃、總結(jié)、策劃必須添加封皮，其他文件超過5頁（含5頁）必須添加封皮；
2、封皮字體標(biāo)題為黑體，字號視具體情況而定；
3、封皮橫排標(biāo)題不得低于頁面整體的上1/4。
4、封皮豎排標(biāo)題應(yīng)居中放置，字與字之間設(shè)置空行，要求基本位于頁面縱面中心
5、落款為宋體、四號、加粗，1。5倍行距，雙行式落款；
6、統(tǒng)一上交同主題內(nèi)容，同文件性質(zhì)的文件，封皮必須統(tǒng)一制作，確保格式一致。
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1、文件超過5頁（含5頁）必須添加目錄頁；
2、目錄內(nèi)容包括正文中所有的第一、第二級標(biāo)題，其余標(biāo)題不予顯示；
3、第一級標(biāo)題后加重復(fù)引號注明所在頁碼，第二級標(biāo)題以后不注明頁碼；
4、“目錄”兩字格式為黑體一號、加粗、居中，兩字間輸入四個空格；
5、目錄中第一級標(biāo)題使用宋體、四號、加粗、1。5倍行距；
6、目錄中第二級標(biāo)題使用楷體、五號、不加粗、1。5倍行距
7、目錄整體須處于頁面的縱向的居中位置。
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1、文件標(biāo)題使用正標(biāo)題、副標(biāo)題、等級標(biāo)題；
2、正標(biāo)題格式設(shè)置為黑體、三號、加粗、居中；
3、如果文件必須添加副標(biāo)題，則使用楷體、四號、加粗，破折號前端不能超過頁面縱向中心線；
4、等級標(biāo)題設(shè)置五個等級，即以及標(biāo)題——五級標(biāo)題，不能使用英文字母作為標(biāo)題序號；
一級標(biāo)題：一、
二級標(biāo)題：（一）
三級標(biāo)題：1、
四級標(biāo)題：（1）
五級標(biāo)題： ①
�。ㄗⅲ盒枰獣r可使用六級標(biāo)題：A、 ；七級標(biāo)題：a、 ；標(biāo)題有括號時不加頓號）
5、文件中第一級標(biāo)題格式與正文相同，但加粗顯示；
6、文件中的第二級標(biāo)題下若有解釋說明性的內(nèi)容，則加粗顯示；
7、注意標(biāo)題的定義，如果標(biāo)題直接是解釋說明性的文字，則當(dāng)作標(biāo)題進(jìn)行加粗處理；
8、章程中各章節(jié)標(biāo)題各空一行且標(biāo)題加粗居中顯示。
（四）正文：
1、字體為宋體四號
2、段落左縮進(jìn)兩個字符
3、行距一般為1。5倍行距
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1、正文：采用雙行式，靠右。
2、漢字“〇”不能用數(shù)字“0”和英文字母“O”代替。
3、字體為宋體四號，加粗，一般為1。5倍行距。
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1、如果文章有必要在文章后添加附錄，則附于正文之后，另起一頁開始；
2、附錄格式為“附錄x”（x為一、二、三、四、五）
3、“附錄x”使用楷體GB2312、五號、不加粗、頂格；
4、附錄為正規(guī)文件的情況下保留原有格式。
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1、文件超過兩頁（含兩頁）必須添加頁碼；
2、頁碼格式統(tǒng)一為“—1—”形式；
3、頁碼位置統(tǒng)一為頁面下方居中顯示；
4、頁碼自正文第一頁開始計(jì)算，封皮、目錄不屬于頁碼計(jì)數(shù)范圍。